Rencontre avec Virginie Perrier, office manager chez Business Document, qui nous parle de ses projets naissants vers le bien-être des collaborateurs et de ses valeurs de considération de l’humain en entreprise…
Peux-tu nous parler de ton parcours ?
J’occupe des postes d’assistante de direction depuis vingt ans dans des structures plutôt moyennes et toujours dans des milieux assez formels, pas forcément toujours très agiles. J’ai intégré mon poste actuel d’office manager il y a un peu plus de deux ans. Ce poste était pour moi une suite logique car il demande de la polyvalence, et cela fait vingt ans que je fais ce métier de service au « client interne ».
Tu travailles donc aujourd’hui chez Business Document…
Business Document est un éditeur de logiciel existant depuis 1994 racheté par un grand groupe de 10000 collaborateurs il y a trois ans et demi. Je suis donc arrivée dans le contexte de ce rachat… Nous avons constaté un choc culturel entre une petite structure agile et une grande structure plus rigide. Le poste d’office manager a alors eu pour mission de superviser la partie administrative, de réaliser l’interface RH. Je suis une facilitatrice pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur la partie opérationnelle et continuent à travailler de manière efficace et optimale.
Comment cette transition vers l’intégration d’un grand groupe s’est-elle effectuée ?
Avant que je n’arrive, il y avait une équipe administrative complète qui est partie. On est donc passé d’une petite structure avec une culture orale forte et des collaborateurs en poste depuis longtemps à une modification complète des process administratifs avec de nouveaux interlocuteurs. Il a fallu fluidifier ces process et « mettre beaucoup d’huile dans les rouages » pour permettre la continuation de l’activité dans les meilleures conditions.
Cela n’a pas été trop compliqué d’intégrer un poste de service aux collaborateurs dans ce contexte ?
Non car Business Document est une structure conviviale dans son ADN, chaleureuse, comme moi ! Je pense même qu’on peut pousser cette culture plus loin vers des projets intéressants pour le développement et l’investissement des collaborateurs.
Cette idée de projets, d’où vient-elle ?
Cela part d’une démarche individuelle et une prise de conscience que cette culture d’entreprise va dans le bon sens et offre de solides fondations pour pousser la démarche plus loin.
Il y a bien sûr une grande part de valeurs personnelles aussi. Depuis que j’ai démarré ma vie professionnelle, j’ai toujours été formatée à un cadre rigide et je pense aujourd’hui que l’individu doit être replacé au centre de la stratégie de l’entreprise.
Quels sont donc ces projets à venir ?
Je souhaite réfléchir dans un premier temps à l’aménagement de nos locaux. Rien n’a été pensé pour aller dans le sens du bien-être des collaborateurs… On pense notamment à la végétalisation ou la modularité des espaces de travail.
Aussi, Il y a beaucoup de travail en silo dans les différents services. J’aimerais que l’on puisse travailler en collaboratif avec plus de fluidité : ateliers collaboratifs, ateliers de réflexion tout en embarquant les managers… J’en suis en réalité au tout début de ma réflexion et je regarde ce qui se fait autour de moi pour m’imprégner des idées. J’aime bien faire le parallèle avec le thé qui infuse progressivement dans la théière.
Pour moi l’essentiel reste le positionnement de l’humain au centre de toutes les réflexions.
Cette réflexion émane-t-elle aussi d’une demande des collaborateurs ?
En en parlant, oui je me rends compte que certaines choses dont je n’avais pas forcément conscience émanent des collaborateurs. En échangeant, je comprends que certains n’ont pas perçu la fluidification des procédures par exemple. Jusqu’à présent, je communiquais trop peu avec eux pour recueillir leur avis, et ça ne correspondait pas à qui je suis.
J’aime travailler en collaboratif et j’ai donc décidé de me mettre en phase avec mes valeurs, et je crois que si « seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin »
Quels évènements mettez-vous en place pour échanger au mieux avec les collaborateurs ?
On a mis en place des petits-déjeuners mensuels qui permettent de communiquer les informations sur les nouveaux clients par exemple. Ce sont des rendez-vous très appréciés notamment pour le partage d’informations. Avoir le retour des différents services pour la signature d’un nouveau client est très intéressant pour les équipes. Cela permet de reconnaitre la qualité du travail réalisé. L’idée est d’aborder un sujet différent chaque mois. Un appel au volontariat sera fait afin que chaque collaborateur / collaboratrice puisse intervenir sur un ou plusieurs sujets, professionnels ou non, qui lui tien(nen)t à cœur. J’envisage même un format différent une fois par trimestre qui permettrait de solliciter des intervenants extérieurs sur des sujets divers et surtout inspirants.
Tu peux déjà effectuer un suivi auprès des collaborateurs ?
Je vais lancer une enquête concernant le réaménagement des locaux. J’ai mes idées mais il faut savoir ce que les collaborateurs attendent, ce qui est important pour eux. Je ferai appel éventuellement à des volontaires pour que nous puissions co-construire le projet.
La direction te suit-elle dans ta démarche ?
J’ai de l’écoute et un manager promouvant. Il a conscience qu’il faut faire changer les choses et est très humain. Je pense cela dit que c’est à moi de trouver les bons leviers de communication et de présentation des projets pour gagner davantage l’adhésion
L’engagement des collaborateurs est plus simple à obtenir lorsque l’on est proche d’eux, qu’on réfléchit avec eux au lieu de faire preuve d’autorité. J’ai par exemple un manager qui souhaite rappeler à ses équipes leurs obligations en termes de respect des process, j’aimerais l’aiguiller vers un atelier collaboratif pour qu’ils réfléchissent à leurs problématiques et définissent ensemble les bonnes pratiques.
Tu es adhérente depuis peu, pourquoi le club des CHO ?
Il est très intéressant de s’ouvrir à d’autres choses pour pousser soi-même la réflexion et s’imprégner des idées, développer sa créativité. Cela crée un réseau de professionnels qui sont dans la même optique et s’enrichissent mutuellement. C’est pour moi essentiel et cela étend le champ des possibles.
Un dernier mot : quelle est ton ambition pour les années à venir ?
Avancer à petit pas pour créer les conditions favorables à l’épanouissement des collaborateurs et à la croissance de l’entreprise et, peut-être devenir une vitrine pour le groupe dont nous sommes filiale.
Chaque site de notre groupe a sa petite indépendance et mène, à son niveau, différents projets. Ces initiatives vont gagner à être partagées.