L’office Manager, un Opinel 2.0

Une fonction à double tranchant ?

Cela pourrait être le titre d’un téléfilm diffusé sur la TNT mais c’est le résultat des actions menées par l’office manager.
Si nous devions associer ce métier à un outil géométrique, le compas serait le parfait reflet de ce rôle essentiel dans une entreprise qui tend au développement et à la structuration de ses process.
Avec un périmètre libre, ce chef d’orchestre de l’ombre a un rôle clef tant sur le plan opérationnel que relationnel.
Avant de comprendre pourquoi ce rôle parfois considéré comme ingrat et gratifiant à la fois peut être à double tranchant, savez-vous ce qu’est l’office management ?

En français : La Gestion du bâtiment et la vie des collaborateurs mais en réalité, c’est un vaste territoire parsemé d’embûches qui varient selon les besoins des employeurs. En effet, le scope d’un office manager n’a pas de limites. Bien que guidé par une fiche de poste, ce métier voit son évolution et son périmètre chaque jour évoluer grâce à la diversité des actions qu’il peut mener.

 

 

Les missions : La gestion des services généraux (travaux, suivi des coûts, gestion des fournisseurs etc..) – la gestion de projet – le développement de la politique RSE ( responsabilité sociétale (ou sociale) des entreprises)- de “l’happiness management”*- être capable de faire vivre une expérience et animer un lieu plein de richesse au quotidien en apportant sa touche. La notion de service aux occupants est primordiale et se doit d’être alignée avec l’image et la politique de l’entreprise.

Nous avons tous une définition différente selon le secteur d’activité, les attentes de la direction et surtout selon les compétences et le potentiel de la personne qui fait le JOB.

Les difficultés : Réussir à faire passer des décisions en douceur avec mais une certaine fermeté, fédérer des collaborateurs parfois pas très attentifs aux prestations que l’entreprise peut offrir , être un DOER permanent, etc…

What else ?

L’office Management c’est aussi aussi la mise en place d’une stratégie de bienveillance, de l’éco-responsabilité, du management, de la créativité, la communication interne et parfois externe, des factures, être l’étendard d’une certaine rigueur, la gestion des espaces, la gestion des achats, de la logistique etc…Bref l’office manager est en quelque sorte “un opinel 2.0”

 

ET TOUT CELA DANS L’OMBRE !

Toutes ces tâches ont vocation à faire évoluer le développement d’un lieu et de ses collaborateurs. Anciennement nommé Responsable des services généraux, l’appellation OFFICE MANAGER a également pour but de dynamiser une fonction parfois considérée comme “hasbeen” dans la tête de certain.

 

 

Alors pourquoi “ A double tranchant “ ?

Malgré une certaine liberté de mouvements, ce métier, qui sur le papier montre pourtant pas mal d’avantages, montre ses limites car il doit sans cesse naviguer entre 2 eaux.
D’un coté, il y a un board qui demande à toujours maintenir le cap vers la stratégie et la politique d’entreprise. De l’autre coté de la dune, il y a la production.

Mais où se situe l’OM ? Dans le phare, au sommet de la dune ou sur une bouée échouée ?
Devoir satisfaire la totalité d’une population est chose impossible et pourtant tel est son objectif ! Gardien des secrets, il doit malgré tout rester à l’écoute, entendre les souhaits et pouvoir trouver des compromis quand il le faut.

Prendre le risque de se mettre à dos des salariés ou sa Direction lorsqu’il faut imposer des nouveaux changements est un vrai challenge. En effet, certaines décisions – pourtant nécessaire à l’évolution du lieu – peuvent être mal accueillies par les salariés. Une bonne relation entre l’office manager et les collaborateurs est donc primordiale et nécessite de se construire sur des bases solides comme l’écoute, la considération des problématiques de chacun et la confiance.

Par ailleurs, sa créativité peut être bridée quand le board désapprouve ses positions et cela même si il y a la volonté d’améliorer la qualité de service. Il est donc important de comprendre que cette pièce maîtresse doit parfois faire des choix avec des répercutions directes sur la vie des collaborateurs. Vouloir et pouvoir ne sont pas dans certains cas 100% compatibles. La notion de service est souvent rétrogradée en second plan quand le business prend le dessus.

 

En résumé, la relation que l’office management entretiendra avec l’ensemble des collaborateurs fera de lui un véritable atout ou un paria.

Pour éviter d’être ce paria voici quelques Tips pour animer et fédérer tous les acteurs de l’entreprise.

• Avoir le sens du service et apprendre à développer sa qualité de service.
• Savoir entendre et écouter les besoins de ses clients.
• Avoir un minimum de fermeté et cela même si la décision ne plait pas (coté direction et salarié)
• Avoir de la cohésion avec l’ensemble des résidents #StrongTogether (savoir tenir le même discours et cela peu importe le visage en face de vous)
• Avoir le lead nécessaire pour faire avancer un groupe de personne dans le même sens.
• Être créatif, organisé et être un bon perdant (savoir essuyer les échecs)

 

Si j’avais un conseil, qui à mon sens vaut et cela peu importe le secteur, la taille ou la structure de l’entreprise, cela serait : RESTER SOI MÊME.
Mais rassurez-vous, le périmètre, le champs d’action, et les décisions abordées sont tellement vastes qu’aucun conseil ne vaudra la pratique et l’expérience.
La particularité de ce poste oblige son élu à devoir rester transparent dans ses choix et ses convictions pour obtenir tout le crédit nécessaire.

Gwenaël CUTMAN

Quelques mots sur l’auteur de cet article : 

Gwenaël CUTMAN – Office Manager chez #LaPiscine

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