Vous en conviendrez, une bonne partie d’une journée de travail consiste à demander des informations aux collaborateurs. Peu d’employés sont pourtant formés à l’art de questionner en tant que compétence à acquérir.
Une opportunité à saisir
Questionner développe l’échange d’idées, améliore la performance et l’innovation, et construit le rapport de confiance entre les membres du groupe. Sachez que poser beaucoup de questions réduit le risque managérial en évitant les hasards et les incompréhensions.
Cet article vous livre quelques conseils pour choisir le bon type de questions, le bon ton à adopter, et dans quel ordre poser vos questions.
Pourquoi se retenir ?
“Ask questions the other person will enjoy answering.” (Posez des questions auxquelles l’interlocuteur aura plaisir à répondre). Tel est le conseil donné par Dale Carnegie en 1936 dans Comment se faire des amis et influencer les autres. Plus de 80 ans plus tard, beaucoup de managers échouent toujours à l’appliquer. Suite à une conversation, vous vous êtes certainement déjà fait la réflexion : « J’aurais aimé qu’il m’ait posé plus de questions » ou « Je ne peux pas croire qu’il ne m’ait pas questionné sur cela ». En réalité, les collaborateurs et managers ne perçoivent pas suffisamment les avantages à poser les bonnes questions.
Les étapes pour poser les bonnes questions
Conseil n°1 : Posez plus de questions
La plupart des collaborateurs ne pose pas assez de questions, et ont recours à des tournures sont rarement optimales. Bonne nouvelle : plus vous poserez des questions, plus cela améliore votre intelligence émotionnelle, et fait de vous de meilleurs interrogateurs.
Bien sûr, le ton, le type de questions et leur formulation jouent aussi un rôle important. Poser plus de questions est cela dit un premier pas vers un échange efficace et une conversation productive.
Conseil n°2 : Favorisez les questions de suivi
Il existe quatre types de question :
- Les questions introductives : « Comment vas-tu ? »
- Les questions miroir : « Bien. Et toi comment vas-tu ? »
- Les « full switch questions » qui changent de sujet.
- Les questions de suivi qui sollicitent plus d’informations.
Les questions de suivi montrent à la personne avec qui vous conversez que vous écoutez et que vous voulez en savoir plus. Le collaborateur se sentira respecté et écouté. Par ailleurs, les questions suivies ne demandent pas de préparation. Elles viennent naturellement au cours d’une conversation.
Conseil n°3 : Accordez de l’attention à l’ordre
L’ordre optimal de vos questions dépend des circonstances. Pendant un entretien tendu, poser une question sensible dès le début de la conversation rend l’interlocuteur plus favorable au dialogue, même si cela parait socialement déplacé. Mais il est délicat de ne pas heurter l’interlocuteur.
Si le but est de construire une relation, l’approche opposée semble être la plus efficace. Ouvrez le dialogue par des questions moins sensibles pour gagner la confiance du collaborateur.
Conseil n°4 : Adoptez un ton informel
Il vaut mieux poser des questions sur un ton détendu plutôt que trop formel. Aussi, montrer qu’il existe une échappatoire à la discussion aide le collaborateur à se livrer. Si pendant un entretien vous informez votre collaborateur qu’il peut modifier sa réponse, il sera plus à même de se livrer, bien que souvent il ne revienne pas sur ses propos. Donc miser sur le ton informel et un cadre plus détendu sera favorable à l’échange d’informations.
Conseil n°5 : Considérez les dynamiques de groupe de vos équipes
Les dynamiques conversationnelles dépendent de la situation. Elles changeront selon si vous vous adressez à une personne seule ou à un groupe. La présence des autres affecte en effet notre capacité à nous livrer. Vous devez être attentifs aux relations entre les membres de vos équipes pour savoir comment s’adresser à qui.
A ce propos : découvrez notre article sur L’ennéagramme
Conseil n°6 : Ne négligez pas les réponses
Si la manière dont on pose une question facilite la confiance et le partage d’information, la manière dont nous répondons aussi. En entreprise, les collaborateurs tendent à garder le plus d’informations possibles privées et déprécient les bénéfices de la transparence, qui permet de forger une connexion plus forte, et suscite une relation gagnant-gagnant dans le partage.
Pour maximiser les bénéfices à tirer d’une conversation et minimiser le risque, il est important de décider avant que la conversation ne commence quelles informations vous voulez partager ou garder privées.
Maîtriser l’art de questionner peut donc apporter beaucoup à votre entreprise. Oser poser des questions nécessite un travail sur soi, et permettra de toujours favoriser la parole des collaborateurs.
(Source : HBR)
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