L’organisation au travail est un problème pour nombre de salariés. L’équipe de l’Optimisme n’y échappe pas ! Pour tout vous dire, entre le télétravail, les sollicitations téléphoniques impromptues et les micro-distractions permanentes, nous terminons régulièrement nos journées en nous demandant où le temps est passé !
Difficultés d’organisation
Il y a des personnalités qui ont naturellement un plus grand sens de la planification que d’autres. Nous avons tenté d’adapter les taches en fonction des composantes de caractère au sein de notre équipe. Pour autant, il nous fallait palier à ce sentiment de « non accomplissement » que certains d’entre nous éprouvaient en fin de journée.
C’est en cherchant à accompagner l’équipe que nous avons suivi la recommandation de plusieurs coachs et psys : planifier sa journée chaque matin.
Planifier sa journée bénéfice n°1 : Augmenter son sentiment d’efficacité personnelle
Organiser sa journée de travail n’a pas seulement pour objectif d’être productif, c’est aussi le moyen de développer un sentiment d’efficacité personnelle et de conserver un degré de motivation autour d’une vision commune.
« J’aime ce qu’on fait mais il y a des jours où j’ai l’impression de n’avoir pas produit grand chose qui fasse avancer le projet. Cela peut paraître anodin, mais penser ma journée de travail en amont, c’est aussi, à mes yeux, songer à toutes les petites pierres qui bâtissent notre projet jour après jour. Je conserve les pages quotidiennes du planning et après une semaine je regarde là où j’ai réussi à accomplir ce que j’avais prévu, ce que j’ai rayé ou non de mes tâches. Cela me permet d’avoir une vision d’ensemble mais aussi de comprendre les moments de la journée ou de la semaine où j’ai davantage d’énergie. »
« Après une journée, ce qui me satisfait le plus, c’est de réaliser que j’ai rayé quand même mal pas mal de tâches et que je ne suis pas si inefficace que je le pense. Je pense que prendre 5 minutes chaque matin à noter exactement ce que je vais faire me donne de la motivation : pour le plaisir de rayer ! »
« Il y a de vrais bénéfices à ce que cela soit écrit et concret. Ce n’est pas uniquement une vague planification élaborée mentalement avant de commencer sa journée : l’écrire accentue un engagement de soi à soi. «
Planifier sa journée bénéfice n°2 : Apprendre à prioriser ses tâches
Certains de nos collègues souffrent de troubles (dont celui de l’attention ou bipolarité, par exemple) affectant leur gestion du temps au quotidien. Planifier chaque journée permet de mieux prendre conscience des notions de priorité.
« Le plus dur pour moi, c’est de prioriser les tâches. Il y a tellement à faire et tout me semble important. Alors parfois, je suis prise par un mouvement de panique : par quoi commencer ? Cela peut me mettre dans un état de paralysie ou de procrastination. »
Apprendre à prioriser ses tâches va de pair avec une bonne organisation.
« Comme lorsque je balaye les feuilles de ma terrasse en automne, je commence par « dégrossir » le terrain. C’est-à-dire que je m’astreins à me réserver des plages horaires où je note ce qui me parait le plus urgent pour aujourd’hui. J’écris chaque tâche urgente et importante les unes après les autres et je me donne un temps défini pour les faire. Cela me rassure. Une fois que le terrain est « dégrossi », je fais la liste des tâches moins importantes, comme s’il s’agissait de parfaire le nettoyage de la terrasse. »
« J’ai un TDAH. On pense souvent que les trouble de l’attention sont la panacée des enfants, mais non, cela ne disparait pas à l’âge adulte même si on apprend à mieux le gérer. Cependant je peux partir dans de l’hyper-focalisation pendant des heures si un sujet me passionne et mettre littéralement de côté les tâches prioritaires. Les noter le matin me force à m’y astreindre même si ce n’est pas toujours évident. »
Vous pouvez avoir besoin d’utiliser une matrice d’Eisenhower pour identifier vos priorités.
Planifier sa journée bénéfice n°3 : Mieux gérer les imprévus et les distractions
On le sait : les interruptions récurrentes au travail peuvent être source de stress et de perte d’énergie.
Imaginez : vous avez fait un beau programme et envisagez une journée pro-active, vous entamez votre première tâche difficile de la journée et Slack s’allume, votre téléphone sonne, vos notifications se déclenchent…Voilà que votre planification tombe à l’eau et que votre journée bien ficelée est décalée par des sollicitations en tout genre.
Alors certes, il y aura toujours les impératifs et les urgences, celles pour lesquelles nous n’avons pas d’autres choix que de tout arrêter pour les solutionner. Mais 90% du temps ces sollicitations sont des perturbations minimes et sans grande importance qui, cumulées nous détournent des tâches que nous avions à coeur de réaliser.
Planifier sa journée et avoir la vision globale de ce qu’on souhaite faire permet de mieux se prémunir contre ces distractions.
« Si j’ai un programme bien établi, je peux plus facilement signifier à mes collègues les plages horaires auxquels je leur répondrai. Sans cela, j’ai l’impression qu’ils me considèrent disponible en tout temps, peu importe ce que je suis en train de faire. Mais quand les choses sont claires pour moi, je leur notification clairement que je suis indisponible (sauf urgence impérieuse). »
Les aides à la planification
C’est dans ce contexte, que nous avons créé l’outil « Mon planning du jour » (avec nos couleurs et notre « patte » que vous connaissez bien). Il nous aide à mieux planifier nos journées de travail et à accompagner nos collègues en proie à ces problématiques. Le principe est simple : la veille ou le matin, nous prenons 5 minutes (et pas plus) pour y noter notre « journée idéale » heure après heure.
La majorité de l’équipe l’a adopté à son quotidien de travail. Pour ceux qui ont du mal à identifier où part le temps, nous avons créé un outils comparateur « Ma journée idéale ». Quelle différence entre ce que j’avais prévu et ce que j’ai fait et pourquoi. L’utiliser pendant une semaine ou un mois permet rapidement d’identifier les petits cailloux dans la chaussures !
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