Il appartient à l’entreprise, et plus spécialement aux fonctions RH, de soigner les individus qui la constituent.
Pour cela, un effort particulier est mis sur l’intégration du collaborateur, puis sur son évolution interne. Alors pourquoi l’accompagnement d’un salarié vers la sortie est souvent négligé ? Car celui-ci est considéré comme une perte de temps et de ressource, alors qu’il devrait au contraire être particulièrement soigné.
L’offboarding ou l’art de dire au revoir consiste à préparer au mieux les conditions de départ d’un salarié, pour les deux parties.
L’emploi à vie n’existe plus, les générations Y et Z le savent bien. Les organisations représentent aujourd’hui des étapes sur un parcours professionnel. Pour les entreprises, cela peut être perturbant de ne pas parvenir à retenir un salarié, pourtant il s’agit d’une tendance de plus en plus marquée.
Pourquoi adopter une politique d’offboarding ?
Qu’il s’agisse d’un collaborateur engagé ou désengagé, il est de la responsabilité de l’entreprise d’accompagner au mieux son ex-salarié vers sa nouvelle vie. Il faut éviter de faire des cas particuliers, et de moins bien « traiter » un salarié jugé désengagé voire toxique. La séparation doit être soignée dans toutes les situations.
L’ex collaborateur reste un ambassadeur de l’entreprise. L’image qu’il garde en tête est importante, car il va parler de son entreprise autour de lui. Avec la multiplication des réseaux sociaux, les avis et commentaires sont aujourd’hui accessibles par tous, immédiatement. Il est donc primordial que la personne entretienne des relations courtoises avec son ancienne entreprise, car cela aura des répercussions sur la marque employeur, sur les futurs salariés et les clients.
Prendre soin du départ d’un collaborateur peut également s’avérer utile dans le cas où celui-ci souhaiterait réintégrer l’entreprise plus tard. Ce phénomène des « salariés boomerang » concerne 15% des employés (selon une étude réalisée par Kronos et Workplace Trends aux Etats-Unis en 2015). 40% des employés interrogés se disent prêts à réintégrer leur ancienne entreprise, ce qui n’est pas négligeable !
Le retour d’un salarié présente plusieurs avantages pour l’entreprise : un recrutement à faible coût, une prise de risque limitée et une intégration plus rapide (mission, culture d’entreprise…)
Un offboarding géré efficacement permettrait donc d’accroître le nombre de retours en entreprise.
La check list du parcours de départ
De nombreuses entreprises ont mis en place un parcours d’intégration pour leurs nouveaux salariés, mais rares sont celles ayant adopté un parcours de départ.
C’est pourtant le moment de reconnaître le travail qui a été fait ensemble et de dresser un bilan positif de l’impact du collaborateur sur l’entreprise.
Dans les magasins Apple Store par exemple, lorsqu’un salarié part, ses collègues lui réservent une salve d’applaudissements devant les clients.
Il est recommandé de créer une feuille de route ou check list du process d’accompagnement. Celle-ci sera bien sûr à personnaliser en fonction de chaque salarié et de chaque situation.
Communiquer rapidement sur le départ du collaborateur
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Dès que l’entreprise est au courant du départ d’un collaborateur, il est nécessaire de l’annoncer rapidement à son équipe pour éviter que des rumeurs peu avantageuses se propagent dans l’entreprise.
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Informer les équipes support pour qu’elles effectuent les modalités et changements nécessaires (comptes mail, accès intranet, …).
- Décider ensemble de comment et quand apprendre aux clients le départ du collaborateur.
Préparer les documents de sortie et le transfert de savoirs
- En plus des documents légaux et administratifs, il faut préparer une liste des objets ou documents que le collaborateur doit remettre à son entreprise avant son départ (clés, ordinateurs, uniforme, outils,…)
- Penser la période de passation avec le nouvel employé pour assurer un transfert optimal des connaissances et missions (chevauchement des deux contrats par exemple).
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Préparer et réaliser un dernier entretien de départ pour reccueillir les feedbacks du collaborateur. L’idée est de récupérer de façon la plus honnête possible les retours d’expérience du collaborateur et les raisons de son départ. Ce retour riche d’enseignements permettra d’améliorer l’accompagnement des futurs salariés.
Faire du départ un moment mémorable !
Préparer les « adieux » pour qu’ils soient vécus d’une manière positive pour l’ensemble de l’équipe. Cela montrera que l’entreprise prend soin de ses salariés. Organiser par exemple un cadeau, une carte de remerciement, un déjeuner ou pot de départ, …
Garder contact et laisser la porte ouverte
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Garder le contact peut passer par les réseaux sociaux, ou bien par la création d’un réseau d’alumni, d’anciens salariés partageant une culture et une expérience communes.
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Maintenir de bonnes relations post entreprise permet également la cooptation de nouveaux talents.
Nous l’avons vu, accompagner au mieux le départ d’un collaborateur est une nécessité. A l’heure où de plus en plus d’entreprises sont confrontées à un important turn over, personnaliser et soigner les départs permettrait à tous de mieux vivre cette expérience.
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