Vous le savez, les réunions n’ont pas très bonne réputation dans le monde du travail. Trop fréquentes ? Trop longues ? Trop peu efficaces ? Voici quelques conseils permettant de mener au mieux une réunion et de la faire apprécier par les collaborateurs.
Les ingrédients d’une réunion de travail efficace
1) Communiquer l’ordre du jour en avance
Cela permet aux participants de savoir à l’avance de quoi on va parler durant cette réunion, et de se préparer. Une réunion sans ordre du jour, c’est une réunion fourre-tout, où tout le monde donne son avis, mais où rien de concret ne sort.
2) Préférer les réunions courtes
Une réunion courte, ça force à aller à l’essentiel ! Les réunions courtes sont plus efficaces en cela que les collaborateurs sont concentrés, impliqués dans le sujet abordé. Personne n’aura l’impression de perdre son temps.
3) Préparer la réunion
Il est important pour le manager de savoir comment il va conduire la réunion, quels points il cherche à éclairer, quelles questions il doit poser afin de ne rien oublier et de capter l’attention des collaborateurs par une prise de parole structurée.
4) Fixer des règles simples
En réunion, on est là pour discuter d’un sujet bien particulier, et prendre une décision le plus rapidement possible. Voici quelques règles qui peuvent aider à l’efficacité de la réunion :
-Le téléphone est en vibreur
-On ne regarde pas ses mails (et comme c’est une réunion courte, ce sera d’autant plus facile)
-On décide de qui prend des notes et fait le compte-rendu
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5) Annoncer clairement l’objectif de la réunion
Quel est l’objectif de la réunion : Partager une information ? Prendre une décision ? Discuter des prochaines étapes d’un projet ?
Annoncer clairement et sans ambiguïté l’objectif de la réunion permet aux collaborateurs de savoir précisément ce que vous attendez d’eux.
6) Laisser le droit de s’exprimer à tous
Gardez à l’esprit que tous les collaborateurs ont droit à la parole et à l’écoute, et peut-être qu’une réunion peut révéler de bonnes idées. C’est d’ailleurs le but d’une réunion : avancer sur un sujet donné, alors prendre connaissance de ce que les collaborateurs ont à dire est précisément l’objectif d’une réunion.
7) Rappeler les décisions prises et le plan d’action
Afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, avant que chacun reparte à son poste, il est pirmordial :
-De rappeler les décisions qui ont été prises en réunion
-De rappeler le plan d’action décidé : Qui fait quoi, sous quelle échéance
8) Envoyer systématiquement un compte-rendu
Le compte-rendu est très important pour que les collaborateurs gardent à l’esprit le déroulement et le contenu de la réunion. Il peut par exemple contenir :
-Les participants
-Les décisions prises
-Le plan d’action : Qui, Quoi, Quand
Voici 8 conseils pour vous aider à conduire une réunion de manière efficace et optimale. Cela aidera vos collaborateurs à en percevoir l’intérêt et le bienfondé.
Source : reinventersontravail