Parfois trop longue et rarement productive, lors d’une réunion, nous nous demandons souvent ce que nous faisons là. Dans cet article Rudi Bruchez, Sql Server consultant, nous explique pourquoi il faut arrêter les réunions.
Quelques entreprises ont décidé d’arrêter les réunions. Vraiment. Sur leur blog, l’assureur en ligne Alan décrit les bienfaits de cette décision.
Nous sommes au XXIe siècle. On peut produire des plats cuisinés sans additifs. On peut vivre sans voiture, on peut même se passer de son téléphone lorsque la batterie est vide. Alors, pourquoi ne pas se passer de réunions ?
Dans nos habitudes professionnelles, la réunion semble être la réponse à tous nos problèmes. Aucune décision ne se prend, aucune information ne se partage ailleurs qu’en réunion. Dès qu’il faut aborder un point entre collaborateurs, on planifie une réunion.
Pourtant, franchement, que pensez-vous de l’efficacité des réunions ? Il y a longtemps, quand j’étais DBA salarié, nous organisions des réunions régulières, soi-disant pour partager les informations dans l’équipe et pour prendre des décisions. Le partage d’information se transformait souvent en récriminations et doléances de la part des gens qui n’étaient pas contents de quelque chose (qui n’avait en général par de rapport avec le sujet de la réunion), et en matière de décision, on restait dans le vague et notre responsable terminait toujours la réunion en disant « on fait comme on a dit ! », ce qui était devenu une blague entre nous. Je décris cette situation dans cet extrait sur ma formation Mener des réunions productives.
Le problème des réunions est qu’elles ne sont que rarement bien cadrées. On considère que c’est un lieu d’échange, et par conséquent cela devient la place du marché, où tout le monde profite de l’occasion. C’est l’endroit et le moment idéal pour les râleurs professionnels, comme le décrit très bien Todd Dewett dans cet extrait de sa formation. Comme quoi ce n’est pas une spécificité française !
Les réunions ne sont pas vraiment des réunions
Il est possible que les réunions soient utiles, le problème est qu’on ne fait presque jamais de vraies réunions. Les réunions sont en réalité souvent des prétextes.
Par exemple, un manager qui a déjà pris sa décision organise une réunion pour donner un vernis démocratique à sa prise de décision. Il souhaite demander l’avis de son équipe, plutôt pour valider son choix que pour s’inspirer des propositions de l’équipe. Il cherche donc un plébiscite. C’est souvent un outil dans les mains des stratèges politiques des entreprises, qui prennent le contrôle des réunions pour prendre le pouvoir, comme le décrit Todd Dewett dans cette vidéo.
Le problème général des réunions, est qu’elles sont des pièges, souvent à cause des intentions peu claires des participants. Quand est-ce qu’une réunion se justifie ? Avant de vous donner mon avis, je vous suggère de regarder cette vidéo de Philippe Massol, qui milite pour n’organiser des réunions que quand on ne peut pas utiliser un autre moyen.
Les réunions empêchent de travailler
J’ai la faiblesse de croire que lorsqu’on est engagé dans une entreprise, c’est pour y travailler. Pas pour jouer au ping pong, par pour papoter, pas pour assurer son développement personnel. Un peu de tout ça par surplus, d’accord, mais au premier chef, pour travailler.
La réunion est-elle du travail ? Non, pas du tout. L’erreur vient de croire que la réunion est indispensable au travail parce que le travail s’effectue en équipe, et qu’une équipe doit partager ses informations à travers des réunions. Mais beaucoup du travail en entreprise s’effectue en solitaire, et beaucoup de la communication dans une équipe se mène ad-hoc, lorsque c’est nécessaire et directement au bureau des intéressés.
Si une équipe n’arrive pas à se parler hors des réunions, elle n’arrivera pas à le faire en réunion. Souvent, quand l’équipe ne fonctionne pas, la réunion ne fonctionne pas.
Pourquoi ne pas simplement aller voir son collègue à son bureau, lui parler du sujet qui nous importe, éventuellement appeler une troisième personne concernée, et sans rien organiser, juste aborder et résoudre les problèmes de façon informelle ?
Si vous n’arrivez pas à supprimer complètement les réunions, essayez déjà de supprimer les réunions durant un jour dans la semaine. C’est le concept du no-meeting wednesday, le mercredi étant un bon jour, au milieu de la semaine. On est dans le rythme, pas encore à attendre le week-end, et on a, normalement, de l’énergie pour travailler.
En évitant d’organiser trop de réunions, on économise son énergie, sa motivation, et parfois aussi ses nerfs…
« Rudi Bruchez est consultant indépendant spécialisé sur Microsoft SQL Server. D’origine Suisse, il s’initia à l’informatique par le développement d’applications de gestion et de sites Internet interactifs, et s’intéressa rapidement aux bases de données. »
