Nous sommes entourés de sollicitations et distractions, qu’elles soient numériques – emails, messages instantanés, rappels, …, ou physiques – coup de téléphone, open-space ou un collègue un peu trop bavard. Ces interruptions nous coûtent énormément, en terme de pression car nous prenons du retard dans nos tâches, le stress s’accentue, et enfin en terme de productivité.
Comment éviter les distractions et améliorer notre travail et notre état émotionnel ?
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Privilégier la communication asynchrone
L’objectif ici est d’arriver à différer le moment de la réponse. En plus d’être concentré et plus attentif à la tâche que nous réalisons, cela permet de prendre de meilleures décisions au moment de répondre, car il aura été véritablement choisi. Et nous prendrons le temps nécessaire pour rédiger une meilleure réponse.
Le règne du FOMO Fear Of Missing Out doit disparaître, l’urgence à traiter les demandes à la minute où elles arrivent n’est pas fondée et s’avère être même contre productive.
L’ancien président des USA Dwight D. Eisenhower a un jour déclaré “J’ai deux sortes de problèmes : l’urgent et l’important. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent.”
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Faites des lots
Jeter un coup d’œil à un mail, vérifier rapidement son téléphone, même un dixième de seconde, diminue notre productivité. Et il va nous falloir parfois 20 minutes pour nous remettre réellement dans notre tâche.
L’idée est de checker ses emails, ses messages et autres, par lot, à des moments déterminés. Des applications web existent pour contrôler l’arrivée des emails et mettre sa boite de réception en pause.
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« Ne pas déranger »
Il n’est pas question ici d’installer une petite affichette avec « Do not disturb » sur votre bureau, bien que… Mais plutôt d’envoyer un signal clair à vos collègues pour ne pas qu’ils vous interrompent. Cela peut se manifester simplement par des écouteurs ou un casque.
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Ne laisser plus votre calendrier aux mains des autres
Il est assez courant que d’autres réservent des plages de travail pour des réunions ou des RDV sur notre propre calendrier. Cette pratique, pour le moins intrusive, va généralement à l’encontre de nos priorités. Pour l’éviter, on peut ne maintenir la réunion qu’en cas d’accord des personnes concernées. Cela évitera également un certain nombre de réunions peu ou pas utiles.
Il est également possible de bloquer les zones de votre agenda sans réunion ou d’utiliser un outil de planification comme Calendly afin que les personnes réservent des créneaux avec vous uniquement pendant les fenêtres programmées.
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Travailler ailleurs
Ce n’est plus à démontrer, les bureaux ouverts n’offrent pas les meilleures conditions pour booster sa productivité. Bruit, activité ambiante, distractions visuelles,… ont un impact fort sur la concentration et perturbent la créativité et donc notre travail.
Lorsque cela est possible, aller dans un espace plus intime et tranquille permet d’améliorer la qualité de son travail. Qu’il s’agisse de la maison, d’un bureau fermé, d’un café ou d’une bibliothèque, l’essentiel est de trouver ce qui vous convient.
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Se mettre en « mode avion »
Utiliser le mode avion sur votre téléphone peut limiter les interruptions. Si vous souhaitez conserver la possibilité que certains vous appellent, vos proches ou vos associés par exemple, vous pouvez toujours permettre à vos contacts « favoris » de passer, tout en bloquant les autres appels ou messages. Cet article pourrait également vous être utile.
Enfin, avoir conscience de son mode de fonctionnement permet souvent de débloquer des situations et reprendre la main sur son propre rythme, ses propres besoins.
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