Encore peu répandu dans les entreprises, le métier d’Office Manager requiert de nombreuses qualités et compétences. C’est un peu le chef d’orchestre de l’organisation. Ce super assistant, souvent bras droit du PDG, a un large spectre d’actions, des tâches purement administratives aux actions tournées RSE et bien-être des collaborateurs. Pourquoi cette fonction peut elle devenir un incontournable en entreprise ? Et quelles sont les qualités clés pour réussir dans une telle fonction ?
Définition de l’Office Management
Venu des Etats-Unis, le métier d’Office Manager ne requiert ni formation ni diplôme, mais exige de solides expériences, des compétences professionnelles variées et de grandes qualités personnelles, ce que l’on appelle les soft skills. Il doit être polyvalent car il intervient sur des tâches aussi diverses que l’administratif, le juridique, la comptabilité, la plannification, les ressources humaines, … Enfin il se doit d’avoir un bon niveau en management.
Son rôle ? Veiller au bon fonctionnement d’une entreprise. Coordonner et assurer la cohérence entre l’extérieur et les équipes, ainsi qu’entre la Direction et les collaborateurs.
Le plus souvent, ce sont les PME ou les TPE qui peuvent avoir une activité à l’internationale, qui ont recours à ce poste.
Fonction et compétences clés de l’Office Manager
1. Plannifier : c’est la première pierre à poser avant de construire l’édifice. Le planning donne une direction, il compense l’incertitude et le changement. Il facilite le contrôle et guide une équipe pour avancer.
2. Gérer les équipes : c’est une importante partie du management, avec notamment les contrats, la gestion des congés des collaborateurs ou bien l’aide au recrutement. Il faut savoir sélectionner, recruter, promouvoir, former et accompagner les collaborateurs. L’Office Manager doit travailler main dans la main avec les personnes des Ressources Humaines pour assurer une cohérence et le suivi d’un fil rouge.
3. Motiver et accompagner les collaborateurs : peut être la tâche la plus complexe du rôle d’Office Manager. Un bon accompagnement et une juste stimulation des équipes les aideront à atteindre leurs objectifs. Pour cela, il faut savoir créer une bonne atmosphère, maintenir une bonne entente mais également accompagner les collaborateurs dans leurs tâches et dans la prise de leurs responsabilités.
4. Superviser et diriger : l’idée n’est pas de diriger pour contrôler mais d’établir un processus, sorte de cahier des charges visant à donner une direction aux différentes activités de l’entreprise.
5. Communiquer : cette fonction de communication n’est réellement effective que dans une situation de transparence, de clarté de l’information communiquée et d’intégrité.
6. Contrôler et ajuster : l’Office Manager vérifie la progression des équipes et des activités. Le contrôle se base sur quelques principes : la flexibilité, l’objectivité, et le respect de la vision, des besoins et de la nature de l’équipe.
7. La gestion de projet et la coordination font partie intégrante de son rôle. Il s’agit d’assurer l’équilibre, l’unité et l’harmonie des équipes.
8. Le développement de la politique RSE et du bien-être des salariés : l’Office Manager doit veiller à la prise en compte des enjeux environnementaux et sociétaux dans les activités de l’organisation. Il doit également développer la Qualité de Vie au Travail et contribuer à l’épanouissement des collaborateurs dans leurs postes.
Véritable couteau-suisse, l’Office Manager a un rôle clé dans le bon déroulement des activités d’une entreprise. C’est un poste qui peut être à la fois passionnant mais également très exigeant car il exige de pouvoir endosser de nombreuses responsabilités.
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