Rencontre avec Emmanuelle Sainson, Adjointe de la Directrice de la Transformation chez Acoss
En 2 mots, pouvez-vous nous expliquer la mission de l’Acoss ?
L’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (Acoss) est un organisme collecteur des cotisations sociales du régime général de la sécurité sociale. Il redistribue les fonds recouvrés par les URSSAF pour financer les prestations sociales (prestations famille, maladie et retraite).
Sa vocation est de « financer la solidarité et accompagner l’emploi ». L’Acoss a également comme mission de développer la qualité de la relation et du service auprès des cotisants (simplification, sécurisation juridique, accompagnement, conseil…).
Parlez nous de votre parcours et de votre métier aujourd’hui
J’ai passé l’essentiel de ma carrière dans la communication. J’ai bifurqué en 2014 vers l’accompagnement du changement, en intégrant la Délégation Accompagnement au Changement (DAC) de l’Acoss. Puis je suis devenue adjointe à la Directrice de la Transformation en juillet 2017.
Cette direction a été créée suite à une vaste réorganisation qui a remis à plat tous les secteurs de l’Acoss. L’enjeu était d’être prêt pour la nouvelle COG (Convention d’Objectif et de Gestion) 2018/2022, signée avec l’état, porteuse de nombreux défis.
Quels sont les grands chantiers de la Direction de la Transformation ?
La mission de la Direction de la Transformation est d’impulser et faciliter la transformation de l’Acoss. Notre vision tient en une phrase : faire de l’Acoss l’acteur central du financement social efficace (sens du service rendu, travail en coopération, agilité, autonomie, innovation, …) et bienveillant (confiance, respect, ouverture, coopération, …).
Nous sommes tournés vers le fonctionnement interne et vers les 1 300 collaborateurs de l’Acoss.
La Direction de la Transformation travaille sur 4 grands chantiers : la culture d’entreprise, l’environnement et la qualité de vie au travail, la transformation managériale et les chantiers de transformation à la demande (où les directions nous sollicitent sur des problématiques et réflexions transverses).
Nous avons également un projet d’entreprise stratégique appelé OSMOSE. Ce projet participatif lancé en 2018 a été conçu entièrement par les collaborateurs.
Habituellement, les grandes ambitions sont fixées par la Direction Générale puis mises en musique par les collaborateurs, notre spécificité est d’être parti des collaborateurs pour définir 3 grandes ambitions, 9 orientations et 30 chantiers qui en découlent.
8 chantiers ont été lancés en 2018, 8 autres en 2019. La Direction de la Transformation coordonne le projet mais ce sont les collaborateurs qui pilotent les chantiers et les directions métier qui mettent en œuvre les actions.
Trois grandes ambitions sont apparues :
- Partager le sens de notre action et construire notre identité commune
- Renforcer l’efficacité collective : management, relation de services, outils, communication
- Mieux vivre au travail : environnement de travail et QVT, développement des collaborateurs
Le 1er chantier à avoir été sélectionné par les collaborateurs portait sur les principaux irritants du fonctionnement quotidien de travail au sein de l’Acoss. Plus de 600 réponses ont été récoltées grâce à des boites à idées et sondages réalisés dans les équipes ! Une des actions à consister à mettre en place une campagne de communication sur la nécessité au quotidien de dire « bonjour ». Et oui l’impolitesse peut être un irritant pour beaucoup, c’est ce qu’on a découvert ! Une vidéo a été tournée avec des collaborateurs disant bonjour dans toutes les langues ainsi que des badges, des animations dans les étages, etc.
L’objectif du chantier est de produire rapidement des fiches actions, concrètes et opérationnelles, au fil de l’eau sans « effet tunnel » des longs projets. A un an du début du projet, nous en sommes à 17 fiches actions.
Pour réaliser ce travail, combien êtes-vous dans l’équipe ? Et de quel soutien disposez-vous ?
On est une équipe de 4 personnes, la Directrice, 2 chargés de projet transformation et moi. On s’appuie sur 150 participants d’Osmose et sur un réseau de référents transformation que l’on est entrain de constituer. Leur rôle sera de nous aider à identifier les transformations et innovations qui existent dans les directions et à relayer nos actions. Pour cela, nous organisons des séquences d’échange d’expériences entre directions, des événements ciblés par population (managers, communautés métier ou transverses comme les secrétaires et assistantes de direction), etc.
Comment la transformation est perçue par vos collaborateurs ? Observez-vous des freins au changement ?
Certains collaborateurs sont sceptiques et s’interrogent sur l’utilité d’une telle direction. Le 1er frein est culturel. L’Acoss est une entreprise assez traditionnelle et un certain nombre de personnes pensent que ces sujets sont annexes et qu’ils n’ont pas le temps pour cela.
Le second frein est technique. De nombreux changements d’outils sont intervenus récemment et simultanément (refonte de l’intranet, déploiement de la Suite Office 365 de Microsoft avec le réseau social « Yammer »…). Les collaborateurs se sont sentis un peu perdus. Mais nous sommmes très attentifs à cela et veillons à accompagner aux mieux les nouveaux usages collaboratifs.
La Direction est récente et nous savons que les changements prennent du temps. Nous sommes confiants car la plupart des collaborateurs jouent le jeu.
A travers Osmose, nous avons voulu que les personnes se rencontrent, qu’elles s’expriment davantage et puissent prendre des initiatives.
Quel outils mettez-vous en place pour accompagner les collaborateurs dans ce changement ?
Il y a à l’Acoss une Direction de la gestion des ressources et des moyens dont la sous direction accompagnement du changement propose des formations essentiellement sous formes dématérialisés (webinaires, tutoriels, …) mais aussi en présentiel avec un dispositif de formateurs relais. La Direction de la Transformation propose en complément des temps de rencontres et d’échanges.
Lors du déploiement de Yammer par exemple, nous avons invité les managers à des séquences de démonstrations et d’échanges en collectif.
Pouvez-vous nous donner des exemple d’actions concrètes mises en place pour améliorer la qualité de vie au travail ?
Sur l’environnement, nous avons aménagé un espace de détente avec des fat boys et une table de ping pong. L’espace de travail est un espace collaboratif qui sert un peu de « vitrine ». Nous expérimentons également des équipements tels qu’un siège de relaxation, un siège de massage, des tapis de marche-bureau ou vélo-bureau que nous faisons tourner dans les directions et sur les différents sites géographiques.
Sur la qualité de vie au travail, nous avons créé une chorale et recruté une chef de chœur.
Pour que les gens se rencontrent, des déjeuners mystères ont été lancés grâce à Random lunch. Cet outil permet de s’inscrire en ligne et découvrir à l’heure du déjeuner 3 collaborateurs pris au hasard.
L’Acoss a depuis longtemps mis en place un dispositif d’horaires variables et de travail à distance qui permet aux salariés de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.
Le télétravail est largement répandu chez nous puisqu’il représente 44,8% (la moyenne nationale étant de 16,7% – sources : DARES, 2016 ).
Sur la transformation managériale, nous avons souhaité, avant de mener des actions tous azimuts, faire un état des lieux des pratiques (accueil, intégration, partage d’informations, association des collaborateurs aux décisions, …). Nous menons cette démarche avec l’entreprise Great Place to Work. Nous venons de terminer le recensement et attendons l’analyse et les préconisations de GPTW.
3 dernières questions inspiration : la citation qui vous drive dans votre mission ?
Ce qui me drive dans ma vie tout court est une citation de Marc Aurèle « Il faut accepter les choses que je ne peux changer, avoir le courage de changer celles que je peux et avoir la sagesse de distinguer les premières des secondes ». Je trouve que cela s’applique aussi bien au privée qu’au professionnel. Si on focalise sur ce qu’on peut changer et non le reste, cela évite d’être dans la plainte.
Des conseils à ceux qui souhaiteraient s’engager dans la transformation de leur entreprise ?
Avoir un projet d’entreprise participatif est un bon levier pour engager une transformation. Il faut dès le commencement, dès l’ambition du projet, le rendre très participatif.
Une conférence TED à conseiller ?
La conférence sur la gestion du temps au travail de Nicolas Hennion qui s’appelle « Produire plus tout en travaillant moins ».