Que vous démarriez votre activité ou que vous souhaitiez procéder au déménagement de votre entreprise, trouver des locaux relève parfois du parcours du combattant. Pour que vos nouveaux bureaux soient parfaitement adaptés à vos besoins, plusieurs étapes sont à respecter et certains paramètres sont à prendre en considération.
Les critères à prendre en compte
Avant de lancer votre recherche de nouveaux locaux, établissez une liste des points à prendre en compte :
- Location ou achat : pour les entreprises démarrant leur activité, la location constitue une excellente solution puisqu’elle offre une plus grande flexibilité et est plus rapidement accessible. En ce qui concerne l’acquisition d’un bien, elle requiert un capital financier important et constitue un acte particulièrement engageant.
- L’accessibilité des lieux : pour faciliter le quotidien des salariés et la venue des visiteurs, assurez-vous que vos nouveaux locaux soient facilement accessibles en voiture ou en transports en commun. Analysez préalablement la provenance géographique de chaque salarié. Pensez également à l’accessibilité des personnes à mobilité réduite.
- La réputation du quartier et le standing des locaux : afin de donner une image positive à votre entreprise, misez sur une zone géographique attractive d’un point de vue économique avec de nombreuses entreprises et de multiples commerces. Ne lésinez pas non plus sur le standing des locaux, essentiel pour le bien-être des travailleurs au quotidien.
- La surface : la superficie des locaux constitue un critère primordial. En fonction des lieux, chaque salarié doit bénéficier d’une surface de 11 à 15 m². Pensez à prévoir une surface de locaux suffisante pour anticiper l’arrivée de nouveaux collègues ou la potentielle expansion de l’entreprise. À noter que de grands bureaux génèrent naturellement des charges plus importantes.
Les étapes essentielles à suivre pour trouver facilement de nouveaux locaux
Pour que la recherche de vos nouveaux locaux se déroule aisément, il est essentiel de respecter certaines étapes :
- Commencez par définir vos besoins et par établir un cahier des charges : localisation, caractéristiques des bureaux (configuration des espaces, superficie ou date de disponibilité), budget à allouer (incluant les frais ponctuels, le loyer et les charges), etc.
- Créez-vous une alerte email afin de connaitre rapidement les offres de locaux disponibles.
- Bénéficiez des conseils d’un expert en immobilier qui validera la faisabilité de votre stratégie immobilière, vous proposera des opportunités, effectuera un audit des bureaux et vous accompagnera dans la négociation du bail.
- Préparez minutieusement vos visites : établissez une liste des points à vérifier (aspect et état, prestations (isolation, fibre optique…), flexibilité des espaces…).
- Constituez un bon dossier de candidature (courrier d’intérêt, extrait K-Bis, R.I.B, copie des statuts de votre société…).
- Négociez votre bail (loyer, remise de clés anticipée, paiement des loyers, conditions de fin de contrat…).
- Faites participer vos collaborateurs en organisant des visites des nouveaux locaux, en sollicitant leurs idées pour l’aménagement des futurs bureaux…
- Organisez le déménagement : désignez un responsable du déménagement, établissez un plan d’implantation, comparez les devis des déménageurs, videz les locaux et communiquez votre nouvelle adresse.
Le Responsable Environnement de Travail et l’Office Manager pourront vous assister dans la recherche de vos nouveaux locaux et dans l’organisation de votre déménagement.
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