Selon le baromètre Wisembly – IFOP 2018 intitulé « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs », les salariés français font de plus en plus de réunions chaque semaine : 3,5 pour les cadres, soit 17% de plus qu’en 2016. La réunionite, c’est-à-dire cette « manie » de faire des réunions souvent inutiles, est un phénomène bien connu en France. Pourtant les collaborateurs se sentent rarement impliqués dans ces réunions. En effet, selon cette même étude : 49% des cadres éprouvent des difficultés à s’exprimer en réunion. Quelles sont les alternatives pour améliorer l’efficacité des réunions ?
Pourquoi les réunions sont-elles souvent inefficaces ?
Le constat est sans appel, la réunionite est rarement efficace. Cela est dû à l’accumulation de plusieurs facteurs : un ordre du jour souvent inexistant ou mal ficelé, une réunion peu préparée sans objectif clair, un temps de parole peu distribué, des réunions qui s’éternisent, etc.
Pour 42% des cadres, les réunions sont rarement préparées correctement (baromètre Wisembly IFOP 2018). On comprend mieux pourquoi ces temps de travail n’ont pas bonne réputation !
Pourtant des solutions existent pour améliorer leur efficacité : choisir un bon animateur, établir des règles de base comme un temps de parole équilibré, préciser les objectifs et le cadre de la réunion, établir un compte-rendu, …
De nouvelles façons de collaborer sont récemment apparues dans les entreprises. Elles mettent l’accent sur l’implication de tous et une redistribution des pouvoirs pour faire émerger plus d’intelligence collective.
Le « co-walking » pour prendre l’air
C’est Steve Job le fondateur d’Apple qui a mis en lumière cette pratique, pour des réunions en petit groupe avec un maximum de 3 à 4 personnes. L’idée est de profiter d’une balade au grand air pour favoriser les échanges et booster sa créativité. Comment cela fonctionne ?
Il faut au préalable établir un ordre du jour et préparer évidemment le déroulé de la réunion. Puis le simple fait de ne pas être assis dans une salle, sans ordinateur ou téléphone sous les yeux, participe au lâcher prise et facilite la communication entre les participants. Marcher libère la parole et casse les barrières de la hiérarchie.
Nilofer Merchant dans cette Conférence TEDx explique pourquoi adopter le « walk and talk » est une bonne habitude à prendre !
Le « stand-up meeting » pour des réunions dynamiques
Faire une réunion debout permet de se dynamiser et de limiter les coups de fatigue. Les participants doivent former un cercle, la parole est distribuée de façon égalitaire et les collaborateurs répondent à des questions de façon concise.
L’avantage majeur de ce format réside dans son temps court. La posture debout n’est pas confortable très longtemps, ainsi les réunions durent généralement un maximum de 20 minutes ! Cela permet de se concentrer sur l’essentiel. Les réunions sont ainsi généralement jugées plus efficaces et pertinentes par les salariés.
Le ROTI pour améliorer les prochaines réunions
Issu des méthodes agiles, le ROTI « Return on Time Invested » a pour but de collecter du feedback en vue d’améliorer de façon continue les réunions.
En fin de séance, le ROTI consiste à faire un tour de table assez rapide, où chaque participant donne son retour sur la qualité du temps passé. Généralement noté de 1 à 5, 1 étant la moins bonne note et qualifie une réunion inutile, 5 qualifiant une réunion réussie qui a plus apporté au salarié que le temps passé. Il est possible d’agrémenter sa note d’un commentaire pour expliquer ce qui pourrait être mieux fait les prochaines fois. L’animateur recueille alors ses feedbacks pour penser l’amélioration de la prochaine réunion.
Une startup a même édité une application roti.express qui facilite la prise en compte des retours grâce à des sondages en ligne et à une intelligence artificielle qui analyse de façon qualitative les commentaires.
Les participants de la réunion se connectent à une plateforme et peuvent laisser leurs commentaires en temps réel. Ces derniers ne sont pas anonymisés pour des raisons de transparence et de responsabilisation de la parole. Instaurer plus de feedback dans la culture des entreprises est une mécanique qui repose avant tout sur la confiance.